1. Se Archivan y Custodian sus Documentos.
El Almacenaje y Custodia de los documentos tiene como objeto liberar espacio físico en su empresa, además de que el cliente dedique sus esfuerzos a su verdadero objeto social. Este servicio incluye la atención a solicitudes respecto de los documentos en custodia; esta atención consiste en entregar los documentos físicos originales en la oficina del cliente, enviar imágenes digitalizadas o por vía fax según se requiera.
El almacenamiento de los documentos, requiere de la elaboración de un inventario de las unidades que van a estar almacenadas en cada caja.
2. Elaboración de manuales de archivo y/o correspondencia
Consiste en elaborar un documento guía para que apliquen en las áreas de archivo y/o correspondencia al interior de sus organizaciones.
3. Elaboración de Instrumentos Archivísticos
Para las entidades del estado, así como para las privadas que tengan funciones públicas es de obligatorio cumplimiento, el decreto 1080 de 2015.
Para las entidades privadas por la norma NTC 15489 e ISO 30300 y el numeral 4.2.1 de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.
4. Digitalización y/o microfilmación de documentos
El servicio de digitalización consiste en reproducir un documento que está en formato papel a formato digital, este puede ser reconocido o leído por un computador. Las empresas que utilizan este servicio además de buscar agilidad en la consulta de los datos que contienen los documentos, les permite racionalizar sus espacios físicos.
Lo mismo sucede con la microfilmación pero para efectos de conservación de la información.
Los documentos que más se digitalizan actualmente en las empresas se relacionan con la información contable, de contratos y proyectos
5. Organización física de sus archivos
Servicio que se presta a todas aquellas organizaciones que tienen problemas de ordenación de documentos, es decir, sus archivos son un total desorden. SYSFOTEC es contratada para que realice los procesos de organización y ordenación de sus archivos todo ello en cumplimiento y de acuerdo con las normas archivísticas y políticas internas de las compañías.
Generalmente las empresas incurren en costos elevados o están en un alto riesgo de perder demandas por la inoportuna o generalmente carencia de información que evidencie o blinde sus procesos administrativos u operativos.
6. Capacitación en temas de Gestión Documental
Muchas empresas carecen del personal idóneo que maneje o administre correctamente sus archivos. SYSFOTEC LTDA capacita todo el recurso humano de la compañía, no solamente el personal que se encuentra en las áreas de archivo y/o correspondencia, sino también a todo el recurso humano de tipo administrativo y operativo, teniendo en cuenta que todos los funcionarios realizan función archivística
7. Fabricación, Mantenimiento, Desmonte, transporte e instalación de estantería
Se fabrica, realiza mantenimiento, desmonte, traslado e instalación de los muebles de archivo que su empresa desee cambiar de lugar. Incluye estantería industrial, archivo rodante, estantería liviana y muebles
de oficina.
8. Diseño de bases de datos y programas ajustados a sus necesidades
En muchas ocasiones se encuentran clientes que tienen alguna necesidad específica de que se le DISEÑE UN SOFTWARE a su medida, es decir, desean SISTEMATIZAR ALGÚN PROCESO y aún no cuentan con una herramienta que les brinde ese apoyo.
SYSFOTEC LTDA, con el ánimo de brindar un servicio integral a sus clientes, ha establecido una alianza estratégica con la compañía PACO TECHNOLOGIES. El enfoque consiste en asistir al sector público y privado a cumplir con los requisitos del Gobierno en Línea, Iniciativa de Cero Papel e Implementación de Eficiencias Administrativas.