1. Interventoría, auditoría y supervisión de proyectos en gestión documental
SYSFOTEC LTDA también ofrece los servicios de auditoría o interventoría a los trabajos que su empresa haya contratado con un tercero, teniendo en cuenta que por lo general las organizaciones no cuentan con personal idóneo en esta materia que asegure la calidad en la entrega de los servicios o productos.
Los profesionales asociados cuentan con más de 15 años de experiencia en la Gerencia, dirección y coordinación de proyectos en materia archivística y de gestión documental, conocimiento que asegura que los productos que debe entregar un contratista correspondan con los criterios de calidad exigibles por las normas, las buenas práctica y la legislación archivística en Colombia.
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2. Se Administran en la modalidad de “Outsourcing” las áreas y/o procesos de archivo y correspondencia. Conocido también como “Administración delegada”
El servicio consiste en que su empresa entrega a SYSFOTEC LTDA, la administración de las funciones que ejecuta el personal contratado para atender las áreas de archivo y/o correspondencia. La administración se realiza en las instalaciones de su empresa o institución. La ventaja comparativa frente a su sistema actual .
Su empresa no tendrá la responsabilidad por la contratación y administración de personal, solo se preocupará por exigir resultados.
El personal que atiende sus áreas de archivo y/o correspondencia posee los conocimientos y experiencia requeridos.
Siempre se tendrá el apoyo y la guía de profesionales con experiencia certificada en este tipo de procesos.
El personal que se contrate será capacitado y entrenado permanentemente en los procesos específicos de la compañía enfocados a la calidad en la prestación de los servicios a los usuarios internos y externos.
Se garantiza la administración permanente de sus áreas de archivo y correspondencia, en caso de que el personal de planta a cargo tenga que ausentarse de sus puestos por alguna causa de fuerza mayor.
Se incluirá, si la empresa lo solicita, todos los recursos físicos que demanden las tareas, como es el caso de computadores, escáner y demás infraestructura requerida.
3. Liderazgo, Gerencia, Dirección o Asesoría en procesos de Gestión de Documentos.
Este servicio se concentra en brindar a todas las compañías la posibilidad de que puedan contar con una asistencia profesional que guie o dirija como deben ser los procesos archivísticos y de gestión activa de los documentos, sin necesidad de realizar una contratación directa de personal.
El alcance del servicio está enfocado a elaborar planes de trabajo que serán guiados y llevados a cabo con un seguimiento estricto en el cumplimiento de sus metas.
Lo demandan generalmente:
- Las empresas que “No” requieren de un profesional de planta que pueda significar un costo elevado.
- Las empresas que tienen su personal de planta en las áreas de archivo y/o correspondencia pero a nivel técnico y que “No” cuentan con la asistencia profesional requerida para llevar a cabo sus actividades en beneficio de la productividad.
- Aquellas empresas que no tienen suficiente presupuesto para contratar un servicio que puede ser oneroso, pero que desean el acompañamiento de una empresa con la debida experiencia.